Um cliente italiano compra três produtos por 39 euros, portes incluídos. Do lado dele, a compra acaba aqui.
Do lado de cá, alguém foi à prateleira, tirou os três artigos, escolheu a caixa que estava à mão (40x30x20) e encheu o resto com papel amachucado. Na balança, 700 gramas. Na fatura da transportadora, quase 5 quilos, mais a sobretaxa de combustível, porque o espaço ocupado dentro da carrinha conta mais do que o peso. Armazenamento e logística não são dois serviços que se contratam à parte. São uma única linha de custo por encomenda que já está a ser paga hoje, repartida por renda, horas de preparação, cartão, sobretaxas e devoluções.
Quem pôs o produto online calculou o envio com base nos 700 gramas. A fatura chega ao fim do mês, agregada, com dezenas de linhas, e ninguém a abre encomenda a encomenda. A diferença fica ali, repetida centenas de vezes, até ao dia em que a margem do trimestre não bate certo com o que as vendas prometiam.
A conta ao mês engana. A conta por encomenda não.
Nesta linha cabe tudo o que acontece entre a chegada da mercadoria ao armazém e o momento em que o cliente fica com ela. Espaço parado (renda, condomínio, seguro, estantes), receção e conferência do que vem do fornecedor, arrumação, picking, embalagem e material gasto, transporte com as respetivas sobretaxas, devolução a receber, verificar e repor. Esta é a parte de manual e fica arrumada aqui.
Quem trabalha a partir de casa costuma dizer que não tem custo de armazenamento. Tem, disfarçado de horas próprias. Duas horas por dia a preparar encomendas são duas horas que não estão a comprar melhor nem a tratar do catálogo. Não aparecem em lado nenhum da contabilidade e por isso crescem sem resistência.
O erro de leitura é somar ao mês. Mil euros de renda não dizem nada. Mil euros de renda com 300 encomendas dizem 3,33 euros por encomenda só de espaço, antes de qualquer transporte. Com 900 encomendas dizem 1,11. A mesma decisão muda de sinal conforme o volume, e é por encomenda que se avalia.
Do produto à fatura: onde o valor se decide
O valor que a transportadora cobra não nasce no momento do envio. Nasce antes, e passa por sete pontos onde alguém decide alguma coisa.
- SKU. O produto, com as suas dimensões e o seu peso. Decide quem compra ou quem desenha o artigo.
- Embalagem escolhida. A caixa ou o saco que envolve o produto. Decide quem prepara a encomenda, muitas vezes pegando no formato que sobrou.
- Dimensões do volume. Comprimento, largura e altura depois de fechado. Consequência direta do ponto anterior.
- Peso real. A balança, e mais nada.
- Peso faturado. O maior entre o peso real e o peso volumétrico, calculado com um divisor definido pela transportadora e arredondado para o escalão seguinte. É aqui que uma caixa leve se transforma em vários quilos faturados, como se vê em como funciona o peso volumétrico.
- Transportador. Cada um com o seu divisor, os seus escalões e as suas condições contratuais. A mesma caixa muda de preço só por mudar de operador.
- Destino e sobretaxas. Zona periférica, ilha, entrega em morada residencial, combustível. Somam-se no fim e raramente estão na simulação inicial.
Para que este custo deixe de ser um débito e passe a ser governável, estas informações têm de estar na mesma linha: SKU, formato de embalagem, dimensões do volume, peso real, peso faturado, transportador, destino e sobretaxas aplicadas. Sem isso, tem um total ao fim do mês e nenhum sítio onde tocar. Com isso, tem uma tabela que pode ordenar pela diferença entre peso real e peso faturado, e essa ordenação diz-lhe em dez minutos onde está a perder dinheiro.
Onde o custo se concentra (não é em todo o catálogo)
O sobrecusto raramente está espalhado. Concentra-se num punhado de SKUs volumosos e leves, em dois ou três formatos de caixa mal dimensionados e em alguns destinos fora dos grandes centros.
A verificação não precisa de software. Exporte o histórico de envios de um mês, ponha peso real e peso faturado lado a lado, calcule a diferença e ordene por ordem decrescente. Nas primeiras linhas repetem-se quase sempre os mesmos produtos. Depois cruze com o destino. Se Madeira, Açores ou zonas de montanha aparecerem com valores fora da escala, o problema não é o produto, é a zona.
A decisão que sai daqui é pequena e executável. Escolher os três produtos que mais aparecem no topo e mudar-lhes a embalagem. Não o catálogo inteiro. Três.
E mudar a embalagem tem preço. Cada novo formato de caixa é uma compra mínima, é espaço numa prateleira que já está ocupada e é mais uma decisão para quem prepara encomendas às sete da tarde com quinze envios em atraso. Se o formato novo poupa pouco por encomenda e o produto vende dez vezes por mês, não compensa. A conta faz-se antes de comprar as caixas.
Portugal fica longe do cliente italiano, e isso paga-se
A partir de Lisboa ou do Porto, cada encomenda para Itália, Alemanha ou Polónia atravessa a Europa inteira. O custo por envio sobe e o prazo alonga-se, num mercado onde o cliente já compara com entregas muito mais rápidas.
Há duas formas de tratar isto e nenhuma é gratuita. Enviar tudo de Portugal mantém o stock num sítio só, simplifica o inventário e evita imobilizar capital duplicado, mas paga distância em cada encomenda, incluindo naquelas de 39 euros onde não há margem para a pagar. Ter stock dentro do mercado de destino transforma o envio numa entrega nacional, mas obriga a decidir quanto de cada referência fica lá, com o risco de ter o artigo errado no país errado. É o tema de ter stock dentro do mercado de destino na Europa e, quando o volume justifica, de distribuir o stock por vários armazéns.
O corte razoável faz-se por rotação. As referências que vendem todas as semanas num mercado justificam estar lá; a cauda longa continua a sair de um ponto central. Quem tem muitas variantes e pouca rotação por variante raramente ganha com a divisão.
Madeira e Açores entram na mesma lógica, com um agravante doméstico. As sobretaxas de zona aparecem depois, na fatura, quando os portes já foram cobrados ao cliente com base na tabela do continente. Se vende para as ilhas com alguma regularidade, essas encomendas têm de ter preço de envio próprio, e convém perceber antes como funcionam os envios para ilhas e zonas de difícil acesso.
Armazém próprio ou externalizado: o que muda mesmo
A diferença não está no preço, está na forma do custo. O armazém próprio é custo fixo e paga-se igual em janeiro e em novembro. O outsourcing logístico é custo por encomenda e acompanha as vendas para cima e para baixo.
Quatro parâmetros decidem. A elasticidade no pico: quem tem armazém próprio dimensiona para a Black Friday e paga esse dimensionamento onze meses por ano, enquanto quem externaliza compra capacidade quando precisa, mas depende de terceiros justamente na semana em que não pode falhar. A responsabilidade pelo extravio, que com o stock em casa é sua e com um operador tem de estar escrita no contrato. O tempo de reposição de uma devolução, ou seja, quantos dias passam entre a chegada do artigo devolvido e o momento em que volta a estar vendável. E o custo de saída, quanto custa retirar a mercadoria toda se a relação correr mal e em quanto tempo. Essa cláusula lê-se antes da tabela de preços.
Há casos claros em que ficar com o armazém em casa é a escolha certa. Poucas encomendas por dia e espaço que já se paga por outra razão. Produtos que exigem manipulação especial ou personalização feita à mão. Catálogos com muita variação diária, em que o tempo gasto a comunicar alterações a terceiros come o que se poupa. E quem simplesmente precisa de ver a mercadoria, critério legítimo, embora se pague.
Cinco perguntas antes de entregar o stock a alguém
Antes da tabela de preços, faça estas cinco perguntas a qualquer operador, em Portugal ou fora dele. O raciocínio completo está em como escolher um operador 3PL.
- Como entram as encomendas se a minha loja não é Shopify nem WooCommerce? Com essas duas há integração direta e as encomendas e as existências sincronizam sozinhas. Com outras plataformas, a pergunta certa é se as encomendas podem entrar por ficheiro e com que frequência.
- Quem escolhe o transportador e com que critério? Um contrato único com uma transportadora significa a mesma tabela para uma caixa pequena para Milão e para um volume grande para os Açores.
- O que acontece às ilhas e às zonas de difícil acesso? A resposta aceitável é que estão incluídas, sem exclusões.
- Há pagamento à cobrança e quem adianta o dinheiro? Em Itália e em vários mercados do Leste, os clientes continuam a pedi-lo, e a diferença está em quem suporta o valor até ao acerto.
- Como vejo o resultado de uma devolução? Receber o artigo não chega. Interessa saber se foi verificado, se voltou a stock ou se foi separado, e ver esse estado sem telefonar a ninguém. É metade da gestão de devoluções sem perder margem.
Do nosso lado as respostas são estas. A escolha do transportador é feita envio a envio, entre dezenas de transportadoras, em função do destino, do formato e do peso faturado. Ilhas e zonas de difícil acesso estão incluídas, sem exclusões. O pagamento à cobrança faz-se e é a eLogy que o compensa, com o valor cobrado ao cliente a chegar ao comerciante. A rede tem armazéns na Europa, com hubs em Itália (Pomezia), Hungria e Espanha, o que para uma loja portuguesa que vende em Itália significa poder partir de dentro do mercado em vez de atravessar a Europa em cada encomenda. Armazenagem e envios andam sempre juntos: não há plataforma sem o armazém por trás.
Um caso com números, e o que ele não promete
Um comerciante italiano de cosmética, cujo nome não se escreve aqui, com 40.773 envios geridos, peso médio por encomenda de 110 gramas e valor médio de 48 euros. Resultado medido: mais 60% de encomendas e 24,7% de poupança nos custos de envio.
Com produtos de poucas dezenas de gramas, o peso real é quase irrelevante. Tudo o que a fatura cobra vem do volume da caixa, do escalão mínimo do transportador e da zona de destino. Foi aí que houve espaço para mexer.
Aquela percentagem não é uma promessa para si. Com produtos pesados, com outro mix de destinos ou com uma embalagem já bem dimensionada, a margem de manobra é menor, e às vezes é quase nula. O que se repete de caso para caso não é o número, é ler a encomenda, o formato de embalagem, o armazém de partida, o transportador e a linha da fatura ao mesmo tempo.
Duas manhãs diferentes
Numa delas exporta o histórico de envios do último mês, põe peso real e peso faturado lado a lado, ordena pela diferença e olha para as primeiras vinte linhas. Leva uma manhã e dá a lista exata dos produtos e destinos que estão a comer margem.
Na outra não faz nada e continua a pagar a mesma diferença, em silêncio, durante mais um trimestre. Ela não desaparece sozinha. Cresce com as vendas, porque é cobrada por encomenda.
Se preferir que essa leitura seja feita consigo, diga-nos o que envia e para onde. Dois ou três links da sua loja chegam, dos pesos tratamos nós.
Domande frequenti
Quanto me custa realmente, por encomenda, ter a mercadoria no meu armazém?
Some renda, condomínio, seguro e estantes, junte as horas de receção, arrumação, picking e embalagem e o material gasto, e divida pelo número de encomendas do mês. Mil euros de espaço com 300 encomendas são 3,33 euros por encomenda antes de qualquer transporte; com 900 encomendas são 1,11. É esta divisão, e não o total mensal, que diz se a estrutura está certa para o seu volume.
Porque é que uma caixa de 700 gramas me aparece faturada como quase 5 kg?
Porque a transportadora cobra o maior valor entre o peso real e o peso volumétrico, calculado a partir das dimensões do volume com um divisor definido no contrato e depois arredondado para o escalão seguinte. Uma caixa de 40x30x20 com muito papel lá dentro ocupa espaço na carrinha como se fosse pesada. Trocar o formato de embalagem nos produtos que mais aparecem no topo da diferença é a correção mais rápida.
Se vendo para Itália, é melhor enviar de Portugal ou ter stock já lá?
Depende da rotação por referência. Enviar tudo de Portugal mantém o inventário num só sítio e não duplica capital imobilizado, mas paga distância em cada encomenda e alonga o prazo. Ter stock dentro do mercado transforma o envio numa entrega nacional, mas obriga a decidir quanto de cada referência fica lá. Quem tem muitas variantes com pouca rotação raramente ganha com a divisão.
Posso continuar a oferecer pagamento à cobrança se não sou eu a receber o dinheiro?
Sim. O pagamento à cobrança faz-se e é a eLogy que o compensa: o valor cobrado ao cliente chega ao comerciante. Em Itália e em vários mercados do Leste continua a ser pedido, por isso vale a pena perguntar a qualquer operador quem adianta o dinheiro e em que prazo o acerto é feito.
Perco o controlo sobre o stock se ele sair do meu armazém?
O controlo muda de forma. Deixa de contar caixas na prateleira e passa a ver existências e estados de encomenda no ecrã, com sincronização automática se a loja for Shopify ou WooCommerce e por ficheiro noutros casos. O que interessa verificar antes é quem responde pelo extravio, com que frequência se faz inventário e em quantos dias uma devolução verificada volta a estar vendável.
Em que casos não compensa externalizar armazenamento e logística?
Com poucas encomendas por dia e um espaço que já paga por outra razão. Com produtos que exigem manipulação especial ou personalização feita à mão. Com catálogos que mudam todos os dias, em que o tempo gasto a comunicar alterações consome o que se poupa. E se o custo de retirar a mercadoria no fim da relação não estiver escrito no contrato, a conversa começa mal.
