Gestire un magazzino è un’attività costosa, complessa e dispendiosa in termini di tempo. Questo è il motivo per cui, spesso, le aziende delegano la propria logistica, affidandosi a società 3PL per l’organizzazione dell’inventario e degli ordini dei clienti. Queste aziende garantiscono che tutte le operazioni siano efficienti, dal prelievo e imballaggio alla consegna e ai resi, e che lo spazio nel magazzino sia adatto alla movimentazione rapida della merce.
In che modo riescono a fare tutto ciò? I fornitori 3PL dispongono di tecnologie avanzate e, in particolare di gestionale wms (WMS software o warehouse management system), ovvero una suite integrata di software sviluppata per ottimizzare la gestione di magazzino e la logistica. In particolare, il sistema wms aiuta le aziende a tracciare e avere visibilità su tutte le operazioni, dall’ingresso delle merci fino alla loro uscita. Scopriamo insieme come funziona.
Quali caratteristiche ha il WMS perfetto?
Cloud WMS
Un WMS software su cloud, trovandosi sul web, è più economico e garantisce una maggiore continuità operativa. Ciò significa che non richiede sincronizzazione con l’hardware e le reti del server. È quindi più semplice da usare ed è più flessibile nel caso in cui un’azienda abbia bisogno di ampliare le proprie operazioni. Archiviare i dati su un sistema di gestione del magazzino (WMS) basato su cloud offre un ulteriore livello di sicurezza. Il personale può accedere facilmente alle informazioni da qualsiasi luogo e, in caso di problemi, un WMS su cloud ha sempre un backup sicuro di tutti i dati critici, inclusi i dettagli degli ordini e le informazioni di tracciabilità.
Tracciamento dell’ordine
Il monitoraggio degli ordini è una funzionalità necessaria per ogni e-commerce! Clienti e brand si aspettano di poter monitorare lo stato di avanzamento degli ordini in ogni fase del processo di fulfillment. Ogni brand e-commerce deve fare in modo che i clienti siano informati sulle consegne. Inoltre, un WMS fornisce aggiornamenti di inventario in tempo reale, in modo che i clienti siano sempre informati e i proprietari non siano sorpresi da improvvisi esaurimenti delle scorte.
Modifica degli ordini
Un altro vantaggio del WMS è che permette al personale del magazzino e ai clienti di apportare facilmente modifiche agli ordini, offrendo un processo di spedizione più flessibile. Ad esempio, se la tariffa del corriere cambia, un WMS può selezionare automaticamente il corriere con una tariffa più competitiva.
Gestione dei resi
I resi possono facilmente creare caos in un magazzino, soprattutto se non c’è visibilità in tempo reale su tutti i processi e se molte operazioni vengono eseguite manualmente. Un WMS migliora la trasparenza informando automaticamente i clienti sullo stato di avanzamento dei resi e rimborsi. Inoltre, una volta elaborati i resi, un WMS aggiorna i livelli di inventario in tempo reale, eliminando il cosiddetto “inventario fantasma” – articoli che non sono fisicamente presenti nel magazzino ma mostrati “in stock” o disponibili – una situazione che porta a mancate vendite e clienti insoddisfatti.
Analitiche, previsione della domanda e reporting
Una delle caratteristiche più importanti di un WMS è la sua capacità di tenere traccia dei dati, generare analisi in tempo reale, creare report accurati e fornire una previsione della domanda futura. Si tratta di uno strumento prezioso per le aziende, poiché consente loro di pianificare strategie basate su dati reali e precisi per indirizzare i propri sforzi di marketing in modo più accurato, migliorare le aree a basso rendimento e pianificare adeguatamente i livelli delle scorte per soddisfare la domanda futura.
Integrazione
Un’altra caratteristica davvero importante per un sistema wms è il fatto che deve essere in grado di comunicare con altre tecnologie, come Wi-Fi, RTLS, Bluetooth, i dispositivi utilizzati per l’acquisizione dei dati, tra cui scanner bar code, RFID, e altri moduli di gestione, come TMS, CRM.
Flessibilità
La tecnologia wms per la gestione del magazzino deve essere il più flessibile possibile. Chi investe nel WMS deve poter integrare o eliminare moduli a seconda delle esigenze dell’attività.
Tecnologia e automazione
A seconda delle tecnologie ad esso integrate, un WMS offre diversi livelli di automazione, dal prelievo e imballaggio automatizzati, alla robotica e all’intelligenza artificiale. Vediamo insieme le principali.
Pick to Light
Con la tecnologia Pick to Light, il software WMS funge da coordinatore per gli operatori di magazzino, illuminando quantità e articoli da prelevare. Il Pick to Light permette ai dipendenti di lavorare a mani libere, senza dover utilizzare dispositivi o carta.
Voice Picking
Il Voice Picking è una tecnologia che sfrutta dei dispositivi di sintesi vocale per inviare comandi vocali al personale addetto al picking. Gli operatori, dotati di cuffie e microfono possono ricevere istruzioni o chiedere informazioni per lavorare più liberamente.
Picking automatico
Questo modulo all’interno del WMS dà modo di automatizzare, con l’ausilio di robot, le attività di picking, sgravando gli operatori dalle attività più pesanti.
RTLS
I software WMS basati su tecnologie RTLS (Real-Time Locating System) o sistema di localizzazione in tempo reale, identificano la posizione e gli spostamenti di qualsiasi oggetto o persona presente all’interno del magazzino. La tecnologia RTLS rileva in tempo reale la geolocalizzazione e assegna automaticamente varie attività agli operatori tramite un display installato direttamente sul muletto. Inoltre, tutte le procedure di data entry sono molto più precise e il lavoro è più fluido e sicuro.
Integrazione con altri sistemi
Una delle caratteristiche più utili e importanti di un WMS è la capacità di integrarsi con altri sistemi, in modo da connettere tutta la supply chain e le operazioni di un’azienda. Infatti, disporre solo di un WMS non dà modo al software di operare al massimo delle sue potenzialità. Come menzionato in precedenza, uno dei maggiori vantaggi del WMS basato su cloud è la sua capacità di integrazione con altre tecnologie per la gestione logistica e software per automatizzare i processi di magazzino. Ecco i principali.
Integrazione ERP – WMS
Un ERP (Enterprise Resource Planning System) è un sistema che mette in comunicazione diversi dipartimenti aziendali, dalla supply chain alle risorse umane. Integrare un WMS con un ERP dà modo di condividere e sincronizzare informazioni riguardanti ordini, dati di prodotto, livelli di inventario e transazioni finanziarie, eliminando la necessità di inserire o cercare manualmente i dati più volte. In questo modo si avrà una visione completa sui processi aziendali.
Integrazione TMS-WMS
Integrare un TMS (Transport Management system) con un WMS amplia le potenzialità della gestione logistica, dando la possibilità di coordinare in tempo reale il trasporto, condividere e generare dati di spedizione, informazioni sui corrieri, tracking link e aggiornare e sincronizzare stati di consegna tra i diversi sistemi. Quando un cliente effettua un ordine online, viene creata una nuova spedizione nel WMS e la richiesta di spedizione viene immediatamente inviata al TMS, risparmiando tempo e riducendo gli errori associati all’immissione manuale dei dati. Oltre a migliorare notevolmente le prestazioni e l’accuratezza dei dati, l’unione di TMS e WMS consente analisi più approfondite sulla velocità delle spedizioni e dei corrieri per migliorare ulteriormente il servizio.
Strumenti di analisi
Di tutte le potenziali integrazioni, l’aggiunta di strumenti di analisi potenziati da AI e ML al WMS è una delle più importanti. Infatti, ciò consente di estrarre dati dal WMS per analitiche, reporting, previsioni di domanda futura per pianificare tempestivamente la produzione o lo stock da comprare. Un WMS avanzato in questo senso permette di analizzare i dati passati e attuali sui livelli delle scorte e sulla domanda dei clienti per generare quantità di rifornimento ideale. Con queste informazioni è possibile monitorare fluttuazioni della domanda e la stagionalità per avere sempre livelli di inventario ottimali e identificare subito potenziali rischi, come problemi di spazio o spese impreviste.
Piattaforme e-commerce
È fondamentale che il WMS si integri con le piattaforme e-commerce che utilizzi per non creare discrepanze tra i livelli di inventario visualizzati sui sistemi e le scorte effettive disponibili nel magazzino. Integrando tutti i marketplace con il WMS potrai gestire più facilmente gli ordini e l’inventario online, importare automaticamente ordini e sincronizzare in tempo reale informazioni sul prezzo e sulla disponibilità dei prodotti, nonché tutti i dati dei clienti tra le varie piattaforme. Quest’ultimo aspetto è utile per avere a disposizione tutti i dettagli di contatto e la cronologia degli ordini per fornire esperienze più personalizzate e per creare campagne di marketing mirate e più efficaci.
I vantaggi di un sistema WMS
Investire in un WMS per gestire le operazioni di magazzino ti darà i seguenti vantaggi.
Tracking in tempo reale
Utilizzare un sistema di gestione del magazzino ti darà visibilità completa sui livelli di inventario e la possibilità di tracciare in tempo reale le scorte e i loro movimenti.
Ridurre i tempi di evasione ordini
Il WMS elimina la necessità di gestione manuale e semplifica i processi. In altre parole, velocizza le operazioni di fulfillment all’interno di un magazzino. Grazie all’accesso immediato ai livelli di inventario e alle posizioni dei prodotti, il tempo necessario a preparare le spedizioni viene significativamente ridotto, facilitando consegne puntuali e migliorando così la soddisfazione del cliente.
Ridurre gli errori e il lavoro manuale
Il software di gestione del magazzino automatizza la maggior parte dei processi manuali, come la creazione delle liste di picking, la stampa di documenti ed etichette di spedizione e la gestione dei resi. C’è meno possibilità di commettere errori e si conserva uno storico dati più accurato e affidabile.
Ridurre l’impatto ambientale
Se ti stai chiedendo come una soluzione software WMS può aiutare un magazzino a diventare più ecologico, la risposta è, più di una. Ad esempio, la digitalizzazione elimina la necessità di stampa su carta; l’integrazione con un TMS riduce i costi e le emissioni di CO2 delle consegne, grazie alla generazione automatica delle rotte stradali più veloci in base alle diverse consegne. Il tracking e le notifiche in tempo reale aggiornano i clienti sulle spedizioni, riducendo le mancate consegne e i molteplici tentativi di consegna che ne derivano. Infine, investire in un WMS ottimizza anche lo spazio nel magazzino, eliminando la necessità di spostarsi in altri spazi e con le previsioni accurate di inventario elimina molti rischi legati allo spreco di prodotti.
Risparmio economico
Investire in un WMS significa generare risparmi a lungo termine. Ad esempio, la riduzione di errori riduce la necessità di costose rilavorazioni o resi, l’ottimizzazione dei processi massimizza il valore delle ore di lavoro, i dati di inventario più accurati prevengono l’esaurimento improvviso di scorte o costosi overstocking dovuti alla scarsa visibilità sulle operazioni in magazzino.
Ottimizzare la gestione degli spazi e la movimentazione delle merci
I sistemi di gestione del magazzino analizzano lo spazio a disposizione e determinano il suo miglior utilizzo in base alla frequenza di vendita e alle caratteristiche dei prodotti. Questo è molto importante per ridurre gli sprechi di spazio e il tempo impiegato per localizzare i prodotti. Ciò avrà un impatto diretto anche sui costi di stoccaggio e sulle spese operative. Le soluzioni WMS infatti aiutano a mantenere la giusta rotazione dei prodotti, evitando che gli articoli scadano o si danneggino in magazzino.
Automatizzare la reportistica
L’enorme quantità di dati che il WMS registra rende possibile l’elaborazione di report e analisi che valutano il grado di efficienza del magazzino per identificare e correggere inefficienze, prevedere in modo più preciso le richieste, mantenere i livelli di inventario adeguati e pianificare produzione e procurement di conseguenza.
Ottimizzazione della supply chain
In generale, un sistema wms non migliora soltanto il funzionamento di un magazzino ma ha impatto diretto su tutta la supply chain: la semplificazione dei processi, la migliore efficienza operativa e la riduzione di costi si trasferiscono a tutto il personale, che avrà modo di pianificare meglio e lavorare meglio, fino al cliente finale che potrà beneficiare di prezzi più competitivi e di un servizio migliore.
Gestione ottimizzata dell’inventario
Un WMS dà la possibilità di regolare e monitorare in tempo reale i livelli di inventario, automatizzare la raccolta dei dati e generare analitiche. L’analisi predittiva sulla domanda futura è utile per prevedere le esigenze di inventario e ridurre la possibilità di esaurimento scorte. Questo elimina gli sprechi e permette di sfruttare tutto il potenziale di vendita.
Tipologie di WMS
Come puoi immaginare, non tutti i WMS sono uguali; ne esistono di diversi tipi a seconda delle necessità e degli obiettivi specifici di un’azienda.
WMS standalone
I WMS autonomi o standalone sono progettati per gestire solo pochissimi processi della supply chain, tra cui operazioni di magazzino e gestione dell’inventario. Di solito non si integrano con altre tecnologie e quindi possono avere funzionalità limitate. Infatti, se per la tua azienda si prospetta una crescita, sarà forse necessario un sistema più flessibile. Normalmente, i sistemi WMS autonomi sono più adatti per le piccole imprese che hanno magazzini più piccoli e meno SKU.
WMS integrato
A differenza di un WMS autonomo, un WMS integrato può coordinare diversi processi della supply chain, dalla gestione e l’elaborazione degli ordini, ai resi e alla contabilità. In questo modo, attraverso una singola piattaforma centralizzata, l’azienda può gestire quasi tutte le operazioni, evitando di investire in più strumenti e doverli gestire separatamente. Normalmente, i sistemi WMS integrati vengono utilizzati da grandi aziende, fornitori di servizi logistici di terze parti e hub di distribuzione che hanno a che fare con grandi volumi di SKU e molti magazzini.
WMS basato su cloud
Un WMS basato su cloud archivia i dati su online e non su componenti hardware fisici. Proprio per questo, chiunque abbia necessità può accedervi da qualsiasi luogo e dispositivo, basta avere connessione internet. L’azienda non è responsabile della manutenzione del software o dell’installazione di server ma paga una licenza ai proprietari. Questa è un’ottima soluzione per le aziende che cercano flessibilità e più sicurezza nell’archiviazione dei dati, senza dover investire grandi somme di denaro in software e nel loro aggiornamento nel tempo.
Come funziona un sistema WMS
Ma che ruolo ha un WMS all’interno della supply chain? Un WMS è uno strumento che offre al personale del magazzino piena visibilità sull’inventario e sulle operazioni, gestendo automaticamente i processi del magazzino dalla ricezione e distribuzione, alla raccolta dei dati. Un software WMS semplifica la gestione delle operazioni logistiche, fornendo dati in tempo reale sul livello delle scorte e sullo stato degli ordini. Diamo uno sguardo più approfondito alle funzioni WMS:
Ricezione e stoccaggio dell’inventario: un WMS semplifica il processo di ricezione e stoccaggio classificando e registrando le scorte in entrata.
Tracciamento dell’inventario: un WMS tiene traccia dei livelli di inventario, prevenendo errori che potrebbero portare a significative perdite di vendite o ritardi nell’evasione ordini.
Preparazione e imballaggio degli ordini: un WMS automatizza la creazione di liste di picking ed etichette di spedizione, consentendo al personale di evadere gli ordini in modo accurato e consegnare ai clienti più rapidamente.
Monitoraggio delle spedizioni: un WMS consente sia alle aziende che ai clienti di monitorare gli ordini in tempo reale, offrendo un servizio più trasparente e affidabile.
Analisi dati: un WMS avanzato genera report e analitiche sulle prestazioni del magazzino e degli ordini, consentendo alle aziende di pianificare e perfezionare i processi.
Gestione staff: il WMS permette di gestire e supportare il personale, offrendo una panoramica completa sulle loro prestazioni e soluzioni per migliorare il flusso del loro lavoro.
Processo operativo del WMS
Una volta che l’inventario arriva al magazzino, il WMS registra automaticamente gli articoli nel sistema tramite la scansione dei codici a barre o i tag RFID sugli SKU. In questo modo, gli operatori sono sempre in grado di tracciare l’esatta quantità e ubicazione di ciascun articolo, garantendo che l’inventario sia sempre aggiornato in tempo reale e che gli errori manuali siano ridotti al minimo.
Il WMS assegna automaticamente una posizione di stoccaggio per ogni SKU analizzando le dimensioni, il peso e la frequenza di vendita di ciascun articolo. In genere, gli articoli in rapido movimento verranno posizionati vicino alle aree di spedizione per garantire così la massima efficienza.
Il WMS registra l’esatta ubicazione di ogni articolo e ne traccia ogni movimento, consentendo agli operatori di vedere quando viene cambiato di posto, venduto o spedito e aggiorna qualsiasi informazione in tempo reale.
Una volta che un prodotto viene ordinato online, il WMS genera una lista di picking per evadere l’ordine. Inoltre, genera automaticamente etichette di spedizione per permettere ai corrieri di avere subito informazioni più accurate. Questa è una delle operazioni di magazzino più complesse e costose, poiché rappresenta almeno il 55% dei costi operativi totali. Pertanto, l’ottimizzazione in questa fase può portare a notevoli risparmi.
Il WMS raccoglie dati per generare report e analitiche che forniscono approfondimenti su tutte le operazioni di magazzino, come l’accuratezza nell’evasione degli ordini, i livelli di inventario, le spese di magazzino e la previsione della domanda futura. Ciò consente alle aziende di identificare le aree di miglioramento, grazie a insight basati sui dati o di evitare velocemente interruzioni prevenendo situazioni di out of stock o overstock.
Come scegliere un sistema WMS
I wms devono essere implementati solo dopo una approfondita audit del magazzino. Questo vi aiuterà a capire come il vostro magazzino è attualmente impostato, come funziona e dove potrebbero esserci opportunità di miglioramento. Una volta completato l’audit, si può creare un piano basato sui risultati per implementare un WMS. Ricapitolando, bisogna determinare quali caratteristiche del WMS sono più importanti per la vostra attività. Avere una chiara comprensione di ciò che si vuole ottenere vi aiuterà anche a selezionare il giusto fornitore di WMS per la vostra azienda.
Al momento della scelta, bisogna considerare i diversi aspetti chiave che differenziano i sistemi di gestione del magazzino WMS. Comprendendo maggiormente il loro funzionamento e le loro caratteristiche la scelta sarà più consapevole. In ogni caso, ecco gli aspetti maggiormente valutati dagli utenti:
Flessibilità nell’integrazione: la scelta di un WMS dipende dal fatto che si può integrare e connettere con altri sistemi (ERP, CRM, TMS) per coordinare il flusso degli ordini e la logistica in maniera ottimale. Se pensi che possa essere un aspetto che ti serve per ottenere maggiore risparmio ed efficienza, cerca i WMS con moduli personalizzabili, adattabili ad esigenze specifiche.
Customer service e assistenza: alcuni WMS si integrano con CRM. Dal momento che un WMS gestisce la logistica, se viene integrato con un CRM, ovvero il tuo principale strumento di comunicazione con i clienti, potrai aggiornare automaticamente i clienti sullo stato della spedizione, comunicare informazioni rilevanti in maniera più semplice e acquisire dati sugli acquirenti per offrire esperienze di consegna sempre più personalizzate.
User-friendliness: molti utenti considerano anche la facilità d’uso di un sistema WMS. Vengono spesso privilegiati quelli che richiedono una conoscenza tecnica minima e che dispongono di interfacce intuitive per maneggiare funzioni avanzate.
Un gestionale di magazzino fornisce gli strumenti necessari per creare flussi di lavoro che semplificano ogni fase del processo di magazzino. È possibile utilizzare un WMS per creare un vero e proprio ecosistema integrato, come quello offerto da eLogy 3PL per la gestione dei servizi logistica ecommerce. Ciò include l’integrazione del WMS su cloud con altre soluzioni software, come ERP, CRM e sistemi di spedizione. Se volete implementare un sistema WMS logistica, la prima cosa da fare è condurre un audit di magazzino approfondito.
Questo vi aiuterà a capire come il vostro magazzino è attualmente impostato, come funziona e dove potrebbero esserci opportunità di miglioramento. Una volta completato l’audit, si può creare un piano basato sui risultati per implementare un software WMS logistica. Questo include la scelta di un fornitore di WMS che sia adatto alla vostra attività e la determinazione delle caratteristiche più essenziali per la vostra attività.
