KPI logistica: cosa sono e quali usare per monitorare ed ottimizzare la supply chain

Per tutte le aziende ecommerce è diventato fondamentale tenere traccia degli obiettivi e monitorare le proprie prestazioni per raggiungere i risultati prefissati. Infatti, il successo non è una questione di fortuna ma richiede impegno mirato e costruzione consapevole.

Fortunatamente esiste un modo per capire se si sta procedendo nella giusta direzione: grazie ai KPI (Key Performance Indicators) si possono misurare parametri specifici in modo obiettivo e ottenere risultati quantificabili per prendere decisioni più informate. Questo permette di migliorare le prestazioni complessive della supply chain, misurando l’efficienza, la produttività, i costi e la qualità del servizio.

Perché i KPI sono importanti nella logistica

Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono parametri utilizzati dalle aziende per misurare i progressi verso il raggiungimento di obiettivi specifici. Ogni azienda può selezionare KPI da monitorare in base alla rilevanza per il settore e il reparto.

Per un ecommerce è importante monitorare i KPI della logistica perché sono tutti parametri che incidono direttamente sulla soddisfazione e la fidelizzazione del cliente; permettono di identificare aree di inefficienza nei processi logistici, migliorare la produttività, la qualità del servizio e offrono una base solida per prendere decisioni strategiche basate su dati oggettivi.

Ad esempio, un KPI molto utile in magazzino è la puntualità delle spedizioni. Questo misura la percentuale di spedizioni partite in orario dal magazzino. Visto che eventuali ritardi possono compromettere l’esperienza del cliente e causare potenziali perdite economiche per l’azienda, se si nota un livello di puntualità delle spedizioni troppo basso, si può intervenire prima che il danno sia irreversibile.

I KPI analizzano quattro obiettivi fondamentali per la performance logistica: rapidità, costi, efficienza e qualità del servizio. Ogni KPI può essere associato a un’area specifica della supply chain e riferito a uno di questi obiettivi.

KPI della logistica: le diverse tipologie

KPI per l’approvvigionamento

I KPI per l’approvvigionamento delle scorte permettono di monitorare i processi di approvvigionamento, la qualità del servizio dei fornitori e le relative spese.

• Consegne non riuscite o non ricevute: la percentuale di ordini non andati a buon fine.

Consegne non riuscite ricevute = ordini rifiutati / ordini di acquisto totali ricevuti x 100

• Livello di conformità dei fornitori: livello di ritardi nella consegna dei prodotti al magazzino.

Conformità del fornitore = Ordini ricevuti dopo la scadenza / Totale ordini ricevuti x 100

• Lead time dell’ordine di acquisto: tempo che intercorre tra il momento in cui viene emesso l’ordine al fornitore e il momento in cui questo viene ricevuto in magazzino.

Lead time ordine di acquisto = Data di ricezione dell’ordine – Data di emissione

KPI per la logistica e i trasporti

I KPI di trasporto sono fondamentali per valutare l’efficienza dei veicoli e, di conseguenza, la qualità del servizio di consegna.

• Livello di utilizzo della flotta: valuta l’utilizzo dei mezzi di trasporto, permettendo di intervenire per non sprecare risorse.

Livello di utilizzo della flotta = Capacità effettiva utilizzata / Capacità totale in kg o m3

• Tasso di consegne puntuali (on-time delivery rate): è utile per valutare l’efficienza dei trasporti e, di conseguenza, la soddisfazione dei clienti.

Consegne puntuali = Numero di consegne puntuali / Numero totale di consegne effettuate x 100

• Costo trasporto per vendita: questo KPI permette di valutare l’incidenza delle spese logistiche sui ricavi.

Costo trasporto per vendita = Costi totali/ Ricavo vendite totali

• Rapporto tra peso trasportato e capacità massima: permette di valutare se resta troppo spazio inutilizzato nei camion per le spedizioni o se ogni viaggio può essere ulteriormente ottimizzato.

Peso totale/ Capacità massima veicolo x 100

KPI per la logistica di magazzino

Questi KPI sono importanti per analizzare l’efficienza della logistica e dei processi interni al magazzino, che è il cuore di tutte le operazioni: qualsiasi inefficienza in questa sede si ripercuote inevitabilmente sulle consegne e sul cliente. Ad esempio, un rallentamento nell’evasione dell’ordine può derivare da un’organizzazione inefficace degli spazi di magazzino o da processi di picking e imballaggio non ottimizzati.

• Costo unitario di stoccaggio (Unit Storage Cost): indica il rapporto tra i costi di stoccaggio e la capacità totale del magazzino. È utile per valutare i costi di mantenimento e, se il costo risulta particolarmente elevato, potrebbe essere necessario intervenire sui prodotti a bassa rotazione.

Costo unitario di stoccaggio = Costo totale di stoccaggio / Capacità nominale X Tasso di occupazione

• Tempo di ciclo ordine interno: misura il tempo medio impiegato da un prodotto per percorrere l’intero processo di magazzino, dalla ricezione alla spedizione. Se i tempi sono troppo lenti potrebbe essere necessario organizzare in maniera differente lo spazio in base agli articoli e automatizzare i processi di picking e packing per velocizzare il fulfillment.

Tempo di evasione interna = Data registrazione ordine – Data consegna

• Indice di consegna puntuale: valuta l’efficienza e il livello di servizio offerto ai clienti.

Indice di consegna puntuale: Totale ordini preparati in tempo / Totale di ordini x 100

• Tasso di occupazione del magazzino: valuta il rapporto tra lo spazio di magazzino utilizzato e quello disponibile.

Tasso di occupazione del magazzino = Spazio occupato / Spazio totale

KPI di inventario

I KPI di inventario tracciano e analizzano i movimenti delle scorte lungo la supply chain e sono utili per pianificare i rifornimenti e le strategie di prodotto in modo molto più efficace.

• Indice di rotazione del magazzino: indica il numero di approvvigionamenti di un determinato prodotto in un determinato periodo di tempo, calcolando quante volte gli articoli stoccati completano il proprio ciclo di vita, ovvero vendita, uscita dal magazzino e incasso. Solitamente si calcola per un anno ma può anche essere un trimestre o quadrimestre. Avere più prodotti ad alta rotazione è utile per risparmiare sui costi di stoccaggio.

Indice di rotazione del magazzino = costo dei prodotti venduti / giacenza media delle scorte

• Indice di rottura di stock: valuta la quantità di ordini non evasi a causa di scorte insufficienti in magazzino. Questo KPI è utile per identificare problemi nella gestione delle scorte e la capacità dell’azienda di rispondere alla domanda dei clienti. Un indice di rottura basso significa che l’azienda riesce a mantenere le promesse di consegna ai clienti.

Indice di rottura di stock = Valore magazzino in surplus / Valore magazzino 

• Contrazione dell’inventario: l’Inventory Accuracy è il KPI che indica la percentuale di corrispondenza tra inventario fisico e davvero disponibile in magazzino e l’inventario registrato. Se il livello di questo KPI è alto significa che l’azienda riesce a gestire i prodotti in modo ottimale.

Contrazione dell’inventario = (Stock teorico – Stock effettivo) / Stock teorico

Come utilizzare i KPI per ottimizzare la supply chain

1) Definire gli obiettivi

Il primo passo da fare è identificare gli obiettivi strategici da raggiungere; è utile porsi delle domande: “Sto utilizzando la piena capacità dei miei mezzi di trasporto?” “Quanti ordini ho in ritardo?” “I miei costi operativi sono troppo elevati?”.

2) Selezionare i KPI rilevanti

È importante scegliere i KPI che meglio rispondono agli obiettivi aziendali per non rischiare di andare fuori strada. Inoltre, bisogna stabilire obiettivi raggiungibili e ragionevoli per ciascun KPI. Questi parametri di riferimento possono essere valori di riferimento del settore in cui si opera o semplicemente dati storici aziendali, se disponibili.

Un criterio utile per selezionare i KPI è che siano SMART.

• Specifici: non scegliere KPI  troppo generici e vaghi perché potrebbero portare a interpretazioni errate.
• Misurabili: i KPI devono essere misurabili per riuscire a monitorare progressi e obiettivi.
• Raggiungibili (Achievable): i tuoi obiettivi sono realistici?
• Rilevanti (Relevant): assicurati di scegliere KPI che forniscono informazioni preziose sulla tua attività e sono rilevanti per il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
• Tempo: stabilisci una frequenza per misurare ciascun KPI e definisci delle scadenze per i tuoi obiettivi.

Non scegliere troppi KPI. Hai sempre tempo per aggiungerne altri. Scegli sempre in base al tempo a disposizione e alle risorse disponibili.

3) Monitorare costantemente

È importante tenere sotto controllo i KPI e raccogliere dati costantemente.

4) Analizzare i dati

Saper interpretare i dati raccolti è fondamentale individuare aree di miglioramento. Inoltre, i dati devono essere buoni, chiari e rilevanti. Lavorare con dati incompleti o obsoleti potrebbe portare a decisioni sbagliate.

5) Implementare azioni correttive

Una volta identificate le aree da migliorare e una volta ottenuti dati precisi, è essenziale apportare modifiche ai processi sulla base dei risultati dell’analisi.