Immagina la dispensa della tua cucina, piena di pacchi disposti casualmente. Due problemi sono già evidenti: non sai esattamente cosa c’è dentro e, ogni volta che ti serve qualcosa, devi spostare e rimettere tutto a posto. La gestione delle scorte di un magazzino è come gestire una dispensa gigantesca, dove gli articoli devono essere organizzati in modo tale da essere facilmente accessibili per preparare un ordine e disponibili in quantità adeguate alla domanda dei clienti. Fare questo su una scala molto più ampia e complessa, come quella di un’azienda, richiede una pianificazione adeguata dello spazio e il supporto della tecnologia, come ad esempio software WMS di gestione del magazzino e delle scorte, per registrare e monitorare accuratamente informazioni e spostamenti di stock, facendo in modo di rispondere alla richiesta di mercato senza sprecare risorse preziose.
Importanza della gestione delle scorte
L’obiettivo principale della gestione delle scorte logistica è trovare il giusto equilibrio tra domanda e disponibilità dei prodotti, minimizzando i costi associati alla gestione e allo stoccaggio degli articoli. Questo implica ordinare le quantità necessarie per evitare perdite di vendite legate a carenze di stock, interruzioni operative oppure spese inutili e sprechi legati all’eccesso di scorte.
Una corretta gestione delle scorte ha impatto diretto su diversi aspetti della supply chain ed è importante per i seguenti motivi:
- Riduzione dei costi operativi: conservare in magazzino solo gli articoli di cui si ha bisogno nel momento in cui vengono richiesti dai clienti riduce i costi di stoccaggio, evitando gli sprechi; i prodotti infatti possono presto diventare obsoleti e le carenze di stock, d’altro lato, equivalgono a perdite di vendite.
- Miglioramento della soddisfazione del cliente: assicurarsi che i prodotti siano sempre disponibili per i clienti significa poter procedere immediatamente alla spedizione. In caso contrario, i tempi sono solitamente molto più lunghi; ciò causa insoddisfazione e fa percepire come inaffidabile il tuo negozio online.
- Ottimizzazione della produzione: avere sempre gli articoli necessari è fondamentale per operare fluidamente, senza interruzioni o rallentamenti, e dà un vantaggio competitivo.
Costi di gestione delle scorte
I costi di gestione delle scorte variano in base al settore in cui si opera ma, generalmente, si aggirano intorno al 25% del valore totale dell’inventario su base annuale. Esaminiamo insieme questi costi per capire se hai tutto sotto controllo e se stai ottimizzando adeguatamente l’inventario.
Costi di ordinazione
I costi di ordinazione o costi di impostazione comprendono:
- Valutazione e selezione dei fornitori
- Logistica, come spese di trasporto, burocratiche e amministrative legate agli ordini
Costi di mantenimento
- Costi di capitale: spese relative agli investimenti e agli interessi sul capitale investito nelle scorte.
- Costi di magazzinaggio: spese per la manutenzione dell’edificio e degli impianti, riscaldamento, illuminazione, tasse sulla proprietà etc.
- Costi di servizio: spese di assicurazione, hardware/ software per la gestione delle scorte e movimentazione delle merci.
- Costi di rischio: perdita di valore degli articoli in magazzino nel tempo, compresi i costi per merce invenduta, scorte fantasma, articoli obsoleti o persi (shrinkage) a causa di errori, errori di consegna, danni o furti.
Costi di deficit
- Cancellazione degli ordini
- Costi extra per soddisfare la domanda dei clienti in modo rapido o rimediare a errori
- Danni di immagine a causa di scorte insufficienti
Metodi principali di gestione delle scorte
Metodo del rifornimento continuo (Reorder Point, ROP)
Il metodo del rifornimento continuo, o Reorder Point, si basa sulla definizione di una soglia (o punto di riordino). Quando il livello delle scorte scende al di sotto di questa soglia, significa che è il momento di effettuare un nuovo ordine per tornare al livello desiderato (lotto economico). Questa quantità ottimale è calcolata tenendo conto di vari fattori, come le previsioni di vendita o produzione e i tempi di approvigionamento. Per calcolare la quantità di riordino si può utilizzare la seguente formula:
Quantità di riordino =[Consumo giornaliero medio × tempo di consegna medio] + Scorta minima
Metodo dell’approvvigionamento periodico
Con questo metodo, gli ordini vengono effettuati a intervalli di tempo prestabiliti, come ad esempio settimanalmente o mensilmente. La quantità da ordinare può variare in base alla domanda e ai livelli di scorte presenti in magazzino.
Metodo EOQ (Economic Order Quantity)
Il modello di Wilson, conosciuto anche come metodo EOQ (Economic Order Quantity), è particolarmente adatto per le piccole e medie imprese (PMI) che gestiscono un volume relativamente basso di ordini quotidianamente. Si può applicare solamente quando la domanda di un prodotto è costante per un certo periodo di tempo.
Il metodo EOQ consente di calcolare il numero di unità da ordinare sulla base della domanda di mercato per un determinato articolo, sui costi di ordinazione e sulle spese di mantenimento. Per applicare correttamente il modello di Wilson, devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:
- La quantità di ordini acquistati deve essere costante
- L’intervallo tra ordini deve essere regolare
- Ogni ordine ricevuto deve incrementare lo stock presente
Metodo del Just-in-Time (JIT)
Il metodo Just in Time (JIT) mira a conservare in magazzino solo le scorte strettamente necessarie, evitando così spreco di spazio e risorse. Le unità vengono infatti rifornite solo in relazione alla domanda effettiva. Questo metodo richiede un alto livello di coordinazione lungo tutta la supply chain, con una sincronizzazione precisa tra i processi di produzione e distribuzione per garantire che le scorte arrivino esattamente quando necessario, senza ritardi o eccessi. Visto che tutto ciò che non è necessario non ha ragione di essere immesso in magazzino, i costi legati alla conservazione dei prodotti diminuiscono significativamente.
Metodo ABC
Con l’analisi abc si suddividono gli articoli in tre categorie in base alla loro importanza nel magazzino, tenendo conto di indicatori chiave come l’indice di rotazione.
- Prodotti di categoria A: gli articoli che rappresentano il più alto valore di consumo annuo. È essenziale controllare regolarmente il punto di riordino per evitare rotture di stock.
- Prodotti di categoria B: articoli intermedi che rappresentando il 15%-25% del valore di consumo annuo.
- Prodotti di categoria C: articoli con il valore di consumo annuo più basso. Di solito, il loro riordino è meno frequente.
Metodo FIFO (First In, First Out)
Il metodo FIFO (First In, First Out) si basa sul principio che i prodotti che arrivano per primi in magazzino saranno anche i primi ad essere venduti o utilizzati. In sostanza, l’ordine di uscita è uguale a quello di entrata. Questo metodo è semplice da applicare e aiuta a gestire efficacemente il flusso delle merci. Ciò consente di avere sotto controllo l’obsolescenza e la scadenza dei prodotti, risultando particolarmente adatto per la gestione di scorte deperibili, come i medicinali o cibi. Infatti, si dà priorità all’utilizzo della merce più vecchia, riducendo lo spreco di prodotti che rischiano di non poter essere più utilizzati.
Metodo LIFO (Last In, First Out)
Il metodo LIFO (Last In, First Out) funziona esattamente al contrario del metodo FIFO. Prevede il prelievo degli ultimi prodotti che entrano in magazzino. Questo metodo è particolarmente adatto a merci che possono essere conservate per lunghi periodi. Infatti, non è adatto per prodotti deperibili, poiché quelli immagazzinati per primi potrebbero rimanere inutilizzati troppo a lungo, rischiando di deteriorarsi o di scadere. Il vantaggio principale di questo metodo è la possibilità di posizionare la merce appena arrivata in magazzino in zone facilmente accessibili, evitando di spostare tutti gli articoli per ogni picking & packing.
Metodo Kanban
Questo metodo prevede l’uso di cartellini, fisici o elettronici, posizionati sulle merci, che contengono informazioni sull’articolo e segnalano quando è necessario acquistare nuove unità di quel prodotto. In questo modo, è possibile visualizzare rapidamente il livello delle scorte e sapere immediatamente quando è necessario effettuare un riordino. Il vantaggio del Kanban, termine giapponese che significa proprio “cartellino”, è nei segnali visivi, che rendono questo metodo semplice e immediato da utilizzare.
Come scegliere il metodo giusto
Per scegliere il metodo di gestione delle scorte adatto al tuo magazzino e alla tua azienda, è necessario considerare diversi fattori, tra cui i volumi degli ordini, la superficie disponibile per lo stoccaggio, il layout del magazzino, le previsioni degli ordini annuali e i valori di consumo. L’analisi dei dati è fondamentale per prendere decisioni informate sull’approvigionamento. Quanto più accurati e dettagliati saranno i dati a tua disposizione, tanto più semplice sarà identificare il metodo di gestione delle scorte più efficace e il livello di scorte ottimale da avere.
Infatti, una gestione efficiente dell’inventario richiede una enorme quantità di dati storici, dati in tempo reale e l’uso di algoritmi avanzati: troppe aziende fanno ancora affidamento su processi manuali o obsoleti, il che può portare a prendere decisioni poco efficaci e a non risparmiare quanto possibile.
Per una corretta gestione, i processi di controllo delle scorte devono essere supportati dagli strumenti giusti. Utilizzare software avanzati di gestione dell’inventario può migliorare significativamente la visibilità in magazzino, riducendo il rischio di errori, eccessi o carenze di stock. I software di previsione della domanda di mercato sono essenziali per rispondere adeguatamente alla richiesta dei clienti, tenendo conto anche dei cambiamenti nella domanda, e costruire una base solida per tutte le decisioni sull’inventario da conservare in magazzino senza rischiare di avere capitale immobilizzato.
Gestione delle scorte: scegli la tecnologia di eLogy
Avere a disposizione strumenti avanzati di previsione analitica basati sull’intelligenza artificiale permette agli e-tailer di prendere decisioni più informate e precise nel gestire le scorte. Questi software effettuano previsioni di mercato per far fronte alle richieste dei clienti, allineando l’inventario alla domanda effettiva, e di pianificare in modo strutturato le strategie di marketing.
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- Monitoraggio dei livelli di inventario
- Visibilità in tempo reale sull’inventario
- Notifiche di riordino automatiche per mantenere sempre livelli di stock ottimali
- Accesso a tutti i dati necessari per monitorare i tuoi KPI
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