El sector de almacenamiento y logística se enfrenta a una tormenta perfecta de presión por todos lados. Las organizaciones se enfrentan simultáneamente a la necesidad de controlar los costos, ampliar su alcance y optimizar la capacidad de toda su red de instalaciones. No es fácil abordar tal conjunto de desafíos con tantas variables en juego. Pero implementar un software WMS puede brindarle a su empresa las herramientas que necesita para tener éxito, automatizando procesos manuales, agilizando la cadena de suministro y reduciendo gastos en todas las áreas de operación.
Esta publicación de blog te ayudará a comprende la importancia de la implementación de un WMS y por qué es esencial para la mayoría de las empresas de comercio electrónico que han subcontratado la gestión de la cadena de suministros, así como algunas mejores prácticas que lo ayudarán a implementar un sistema de gestión de almacén de forma fluida y eficaz.
¿Qué se entiende por WMS en logistica?
Un sistema WMS logistica (warehouse management system) es un conjunto integrado de software que ayuda a las organizaciones a optimizar las operativas del almacén y su agilidad y eficiencia. Estos sistemas están diseñados para mejorar la visibilidad, selección, escalabilidad y coordinación del inventario en toda la cadena de suministro. Un sistema WMS de logística es un elemento fundamental para la logística e-commerce actual. Es un software de gestión de almacenes que ayuda a las empresas a realizar un seguimiento y organizar todo lo que sucede. Cuando ocurre un problema con el pedido de un cliente, un WMS de logística puede ayudar a la empresa a localizar el problema de forma rápida y sencilla, evitando que la situación se complique. Este tipo de seguimiento es útil para cualquier empresa, ya sea que trabaje en el sector minorista o en otra industria que necesite almacenar, enviar y rastrear producto.
Funciones y características de un WMS
WMS en cloud
Un software WMS en cloud, al estar basado en la web, es más económico y garantiza una mayor continuidad operativa. Esto significa que no requiere sincronización con el hardware y las redes del servidor. Por lo tanto, es más fácil de usar y más flexible si una empresa necesita expandir sus operaciones.
Almacenar los datos en un sistema de gestión de almacenes (WMS) basado en cloud ofrece un nivel adicional de seguridad. El personal puede acceder fácilmente a la información desde cualquier lugar y, en caso de problemas, un WMS en cloud siempre tiene una copia de seguridad segura de todos los datos críticos, incluidos los detalles de los pedidos y la información de seguimiento.
Seguimiento de pedidos
¡El seguimiento de pedidos es una funcionalidad necesaria para cualquier e-commerce! Los clientes y las marcas esperan poder monitorear el estado de los pedidos en cada fase del proceso de cumplimiento. Cada marca de comercio electrónico debe asegurarse de que los clientes estén informados sobre las entregas. Además, un WMS proporciona actualizaciones de inventario en tiempo real, para que los clientes estén siempre informados y los propietarios no se sorprendan por agotamientos repentinos de existencias.
Modificación de pedidos
Otra ventaja del WMS es que permite al personal del almacén y a los clientes modificar fácilmente los pedidos, ofreciendo un proceso de envío más flexible. Por ejemplo, si la tarifa del transportista cambia, un WMS puede seleccionar automáticamente el transportista con una tarifa más competitiva.
Gestión de devoluciones
Las devoluciones pueden generar fácilmente caos en un almacén, especialmente si no hay visibilidad en tiempo real de todos los procesos y si muchas operaciones se realizan manualmente. Un WMS mejora la transparencia al informar automáticamente a los clientes sobre el estado de sus devoluciones y reembolsos. Además, una vez procesadas las devoluciones, un WMS actualiza los niveles de inventario en tiempo real, eliminando el llamado «inventario fantasma«, es decir, artículos que no están físicamente presentes en el almacén pero que se muestran como «en stock» o disponibles, lo que lleva a ventas perdidas y clientes insatisfechos.
Análisis, previsión de demanda y generación de informes
Una de las características más importantes de un WMS es su capacidad para rastrear datos, generar análisis en tiempo real, crear informes precisos y proporcionar una previsión de la demanda futura. Es una herramienta valiosa para las empresas, ya que les permite planificar estrategias basadas en datos reales y precisos para dirigir sus esfuerzos de marketing de manera más precisa, mejorar áreas de bajo rendimiento y planificar adecuadamente los niveles de inventario para satisfacer la demanda futura.
Integración
Otra característica realmente importante de un sistema WMS es que debe ser capaz de comunicarse con otras tecnologías, como Wi-Fi, RTLS, Bluetooth y los dispositivos utilizados para la recopilación de datos, incluidos escáneres de códigos de barras, RFID y otros módulos de gestión, como TMS, CRM.
Flexibilidad
La tecnología WMS para la gestión de almacenes debe ser lo más flexible posible. Quienes invierten en WMS deben poder integrar o eliminar módulos según las necesidades del negocio.
Tecnología y automatización
Dependiendo de las tecnologías integradas, un WMS ofrece diferentes niveles de automatización, desde la recolección y el empaque automatizados, hasta la robótica y la inteligencia artificial. Veamos las principales.
Pick to Light
Con la tecnología Pick to Light, el software WMS actúa como coordinador para los operadores del almacén, iluminando las cantidades y artículos que se deben recoger. Pick to Light permite a los empleados trabajar con las manos libres, sin necesidad de usar dispositivos o papel.
Voice Picking
El Voice Picking es una tecnología que utiliza dispositivos de síntesis de voz para enviar comandos de voz al personal encargado de la recolección. Los operadores, equipados con auriculares y micrófono, pueden recibir instrucciones o solicitar información para trabajar con mayor libertad.
Recolección automática
Este módulo dentro del WMS permite automatizar, con la ayuda de robots, las actividades de recolección, liberando a los operadores de las tareas más pesadas.
RTLS
Los softwares WMS basados en tecnologías RTLS (Sistema de Localización en Tiempo Real) identifican la ubicación y los movimientos de cualquier objeto o persona presente dentro del almacén. La tecnología RTLS detecta en tiempo real la geolocalización y asigna automáticamente varias actividades a los operadores a través de una pantalla instalada directamente en el montacargas. Además, todos los procedimientos de entrada de datos son mucho más precisos y el trabajo es más fluido y seguro.
Integración con otros sistemas
Una de las características más útiles e importantes de un WMS es su capacidad para integrarse con otros sistemas, para conectar toda la cadena de suministro y las operaciones de una empresa. De hecho, disponer solo de un WMS no permite que el software funcione a su máximo potencial. Como se mencionó anteriormente, una de las mayores ventajas de un WMS basado en cloud es su capacidad para integrarse con otras tecnologías de gestión logística y software para automatizar los procesos de almacén. A continuación, se presentan los principales.
Integración ERP – WMS
Un ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales) es un sistema que comunica diferentes departamentos de una empresa, desde la cadena de suministro hasta los recursos humanos. Integrar un WMS con un ERP permite compartir y sincronizar información relacionada con pedidos, datos de productos, niveles de inventario y transacciones financieras, eliminando la necesidad de ingresar o buscar manualmente los datos varias veces. De esta manera, se obtiene una visión completa de los procesos empresariales.
Integración TMS-WMS
Integrar un TMS (Sistema de Gestión de Transporte) con un WMS amplía las capacidades de gestión logística, permitiendo coordinar en tiempo real el transporte, compartir y generar datos de envío, información de transportistas, enlaces de seguimiento y actualizar y sincronizar estados de entrega entre los diferentes sistemas. Cuando un cliente realiza un pedido en línea, se crea un nuevo envío en el WMS y la solicitud de envío se envía inmediatamente al TMS, ahorrando tiempo y reduciendo errores asociados con la entrada manual de datos. Además de mejorar significativamente el rendimiento y la precisión de los datos, la combinación de TMS y WMS permite un análisis más profundo de la velocidad de los envíos y transportistas para mejorar aún más el servicio.
Herramientas de análisis
De todas las posibles integraciones, la incorporación de herramientas de análisis potenciadas por IA y ML al WMS es una de las más importantes. De hecho, esto permite extraer datos del WMS para análisis, informes y previsiones de demanda futura para planificar a tiempo la producción o las compras de stock. Un WMS avanzado en este sentido permite analizar datos pasados y actuales sobre niveles de inventario y demanda de clientes para generar cantidades de reposición ideales. Con esta información, es posible monitorear las fluctuaciones de la demanda y la estacionalidad para mantener niveles óptimos de inventario e identificar rápidamente riesgos potenciales, como problemas de espacio o gastos imprevistos.
Plataformas de comercio electrónico
Es fundamental que el WMS se integre con las plataformas de comercio electrónico que utilices para no crear discrepancias entre los niveles de inventario visualizados en los sistemas y las existencias reales disponibles en el almacén. Al integrar todos los marketplaces con el WMS, podrás gestionar más fácilmente los pedidos y el inventario en línea, importar automáticamente pedidos y sincronizar en tiempo real información sobre precios y disponibilidad de productos, así como todos los datos de los clientes entre las diferentes plataformas. Este último aspecto es útil para disponer de todos los detalles de contacto y el historial de pedidos para proporcionar experiencias más personalizadas y para crear campañas de marketing más específicas y eficaces.
Ventajas de un sistema de gestión de almacenes WMS
Invertir en un WMS para gestionar las operaciones de almacén te ofrecerá los siguientes beneficios.
Seguimiento en tiempo real
Utilizar un sistema de gestión de almacenes te proporcionará una visibilidad completa de los niveles de inventario y la capacidad de rastrear en tiempo real las existencias y sus movimientos.
Reducción de los tiempos de procesamiento de pedidos
El WMS elimina la necesidad de gestión manual y simplifica los procesos. En otras palabras, acelera las operaciones de cumplimiento dentro del almacén. Gracias al acceso inmediato a los niveles de inventario y las ubicaciones de los productos, el tiempo necesario para preparar los envíos se reduce significativamente, facilitando entregas puntuales y mejorando la satisfacción del cliente.
Reducción de errores y trabajo manual
El software de gestión de almacenes automatiza la mayoría de los procesos manuales, como la creación de listas de picking, la impresión de documentos y etiquetas de envío, y la gestión de devoluciones. Esto disminuye las posibilidades de cometer errores y conserva un historial de datos más preciso y fiable.
Reducción del impacto ambiental
Si te preguntas cómo una solución de software WMS puede ayudar a que un almacén sea más ecológico, la respuesta es: de muchas formas. Por ejemplo, la digitalización elimina la necesidad de imprimir en papel; la integración con un TMS reduce los costos y las emisiones de CO2 en las entregas, generando automáticamente las rutas más rápidas en función de las diferentes entregas. El seguimiento y las notificaciones en tiempo real mantienen a los clientes informados sobre los envíos, reduciendo las entregas fallidas y los múltiples intentos de entrega que se derivan de ello. Por último, invertir en un WMS también optimiza el espacio en el almacén, eliminando la necesidad de moverse a otros espacios, y las previsiones precisas de inventario eliminan muchos riesgos relacionados con el desperdicio de productos.
Ahorro económico
Invertir en un WMS significa generar ahorros a largo plazo. Por ejemplo, la reducción de errores disminuye la necesidad de costosas reelaboraciones o devoluciones, la optimización de los procesos maximiza el valor de las horas de trabajo, y los datos de inventario más precisos previenen agotamientos inesperados de existencias o costosos excesos de inventario debido a la escasa visibilidad de las operaciones en el almacén.
Optimización de la gestión del espacio y el manejo de mercancías
Los sistemas de gestión de almacenes analizan el espacio disponible y determinan su mejor uso en función de la frecuencia de venta y las características de los productos. Esto es muy importante para reducir el desperdicio de espacio y el tiempo empleado en localizar productos. Esto también tendrá un impacto directo en los costos de almacenamiento y los gastos operativos. Las soluciones WMS, de hecho, ayudan a mantener la rotación adecuada de productos, evitando que los artículos caduquen o se dañen en el almacén y exceso de stock.
Automatización de la generación de informes
La enorme cantidad de datos que registra el WMS permite la elaboración de informes y análisis que evalúan el grado de eficiencia del almacén para identificar y corregir ineficiencias, predecir con mayor precisión las demandas, mantener niveles de inventario adecuados y planificar la producción y el aprovisionamiento en consecuencia.
Optimización de la cadena de suministro
En general, un sistema WMS no solo mejora el funcionamiento de un almacén, sino que tiene un impacto directo en toda la cadena de suministro: la simplificación de los procesos, la mejor eficiencia operativa y la reducción de costos se transmiten a todo el personal, que podrá planificar y trabajar mejor, hasta llegar al cliente final, que se beneficiará de precios más competitivos y un mejor servicio.
Gestión optimizada del inventario
Un WMS ofrece la posibilidad de ajustar y monitorear en tiempo real los niveles de inventario, automatizar la recopilación de datos y generar análisis. El análisis predictivo de la demanda futura es útil para prever las necesidades de inventario y reducir la posibilidad de agotamiento de existencias. Esto elimina el desperdicio y permite aprovechar todo el potencial de ventas.
Cómo funciona un WMS
¿Qué papel tiene un WMS dentro de la cadena de suministro? Un WMS es una herramienta que ofrece al personal del almacén plena visibilidad sobre el inventario y las operaciones, gestionando automáticamente los procesos del almacén desde la recepción y distribución, hasta la recopilación de datos. Un software WMS simplifica la gestión de las operaciones logísticas, proporcionando datos en tiempo real sobre el nivel de existencias y el estado de los pedidos. Veamos más de cerca las funciones de un WMS:
- Recepción y almacenamiento del inventario: un WMS simplifica el proceso de recepción y almacenamiento al clasificar y registrar las existencias entrantes.
- Seguimiento del inventario: un WMS realiza un seguimiento de los niveles de inventario, previniendo errores que podrían llevar a pérdidas significativas de ventas o retrasos en la gestión de los pedidos.
- Preparación y empaquetado de pedidos: un WMS automatiza la creación de listas de picking y etiquetas de envío, permitiendo al personal procesar los pedidos de manera precisa y entregar a los clientes más rápidamente.
- Monitoreo de los envíos: un WMS permite tanto a las empresas como a los clientes monitorear los pedidos en tiempo real, ofreciendo un servicio más transparente y confiable.
- Análisis de datos: un WMS avanzado genera informes y análisis sobre el rendimiento del almacén y de los pedidos, lo que permite a las empresas planificar y perfeccionar los procesos.
- Gestión del personal: el WMS permite gestionar y apoyar al personal, ofreciendo una visión completa de su rendimiento y soluciones para mejorar el flujo de trabajo.
Proceso operativo de WMS
Una vez que el inventario llega al almacén, el WMS registra automáticamente los artículos en el sistema mediante el escaneo de códigos de barras o las etiquetas RFID en los SKU. De este modo, los operadores siempre pueden rastrear la cantidad exacta y la ubicación de cada artículo, garantizando que el inventario esté siempre actualizado en tiempo real y que los errores manuales se reduzcan al mínimo.
El WMS asigna automáticamente una ubicación de almacenamiento para cada SKU analizando el tamaño, el peso y la frecuencia de venta de cada artículo. Por lo general, los artículos de mayor rotación se colocan cerca de las áreas de envío para garantizar la máxima eficiencia.
El WMS registra la ubicación exacta de cada artículo y rastrea cada movimiento, lo que permite a los operadores ver cuándo se cambia de lugar, se vende o se envía, y actualiza cualquier información en tiempo real.
Una vez que un producto se ordena en línea, el WMS genera una lista de picking para cumplir con el pedido. Además, genera automáticamente etiquetas de envío para que los transportistas tengan información más precisa de inmediato. Esta es una de las operaciones más complejas y costosas del almacén, ya que representa al menos el 55% de los costos operativos totales. Por lo tanto, la optimización en esta etapa puede generar ahorros significativos.
El WMS recopila datos para generar informes y análisis que proporcionan información sobre todas las operaciones del almacén, como la precisión en el cumplimiento de pedidos, los niveles de inventario, los costos de almacenamiento y la previsión de la demanda futura. Esto permite a las empresas identificar áreas de mejora, gracias a conocimientos basados en datos, o evitar rápidamente interrupciones, previniendo situaciones de falta o exceso de stock.
Cómo elegir un sistema WMS
Los WMS deben implementarse solo después de una auditoría exhaustiva del almacén. Esto te ayudará a comprender cómo está configurado actualmente tu almacén, cómo funciona y dónde podrían existir oportunidades de mejora. Una vez completada la auditoría, se puede crear un plan basado en los resultados para implementar un WMS. En resumen, es importante determinar qué características del WMS son más importantes para tu negocio. Tener una comprensión clara de lo que deseas lograr también te ayudará a seleccionar al proveedor de WMS adecuado para tu empresa.
Al momento de elegir, se deben considerar los diferentes aspectos clave que diferencian los sistemas de gestión de almacenes WMS. Comprender mejor su funcionamiento y características hará que la elección sea más consciente. En cualquier caso, estos son los aspectos más valorados por los usuarios:
- Flexibilidad en la integración: la elección de un WMS depende de si puede integrarse y conectarse con otros sistemas (ERP, CRM, TMS) para coordinar de manera óptima el flujo de pedidos y la logística. Si crees que esto es necesario para obtener mayor ahorro y eficiencia, busca WMS con módulos personalizables, adaptables a necesidades específicas.
- Atención al cliente y soporte: algunos WMS se integran con CRM. Dado que un WMS gestiona la logística, si se integra con un CRM, que es tu principal herramienta de comunicación con los clientes, podrás actualizar automáticamente a los clientes sobre el estado del envío, comunicar información relevante de manera más sencilla y recopilar datos sobre los compradores para ofrecer experiencias de entrega cada vez más personalizadas.
- Facilidad de uso: muchos usuarios también consideran la facilidad de uso de un sistema WMS. Se suelen preferir aquellos que requieren un conocimiento técnico mínimo y que cuentan con interfaces intuitivas para manejar funciones avanzadas.
Un software de gestión de almacenes proporciona las herramientas necesarias para crear flujos de trabajo que simplifican cada fase del proceso del almacén. Es posible utilizar un WMS para crear un verdadero ecosistema integrado, como el que ofrece eLogy 3PL para la gestión de servicios de logística de comercio electrónico. Esto incluye la integración del WMS en cloud con otras soluciones de software, como ERP, CRM y sistemas de envío.
