Gestione magazzino e logistica in outsourcing: Come funziona, Vantaggi, Costi

Gestione magazzino outsourcing: come esternalizzare la logistica

Quando si gestisce un’attività di e-commerce, ogni piccola cosa conta. Il successo della vostra azienda dipende dalla capacità di destreggiarvi tra numerose responsabilità, non ultima la gestione del magazzino. Per quanto ottimi siano i vostri sistemi di gestione dell’inventario e degli ordini, se non riuscite a trovare ciò che vi serve quando vi serve, o se i prodotti si perdono durante il trasporto, allora avete un problema.

Ecco perché molte aziende di e-commerce si affidano a servizi di gestione magazzino outsourcing. Questo articolo vi aiuterà a capire quali sono i motivi per cui dovreste affidarvi alla logistica in outsourcing e se l’esternalizzazione della gestione del magazzino vale o meno l’investimento.

Continuate a leggere per scoprire tutto quello che c’è da sapere sull’outsourcing logistico.

Che cos’è il magazzino outsourcing?

La gestione magazzino outsourcing è la pratica di affidare la gestione dell’inventario a una società terza di logistica in grado di organizzare in modo ottimale tutte le attività logistiche e le diverse fasi della supply chain. Questo riguarda una serie di attività, tra cui l’evasione degli ordini e la spedizione, la gestione dell’inventario, la tracciabilità delle scorte, la verifica dell’inventario e altro ancora.

La gestione del magazzino può essere esternalizzata per diversi motivi. Le aziende che esternalizzano la gestione dell’inventario possono non avere lo spazio per immagazzinarlo o non avere le competenze necessarie per gestirlo in modo efficace. In questi casi, l’esternalizzazione della gestione dell’inventario è la soluzione più logica al problema.

Ormai l’outsourcing dei servizi logistici è diventata una scelta strategica. L’accesso a tecnologie più avanzate di gestione, la flessibilità, e le risorse a disposizione permettono alle aziende di diventare più competitive sul mercato e progettare di ingrandirsi con la sicurezza di avere i mezzi adatti a disposizione per farlo in modo mirato.

Cosa comprendono i servizi di logistica in outsourcing

Generalmente parlando, i servizi di logistica in outsourcing comprendono:

• La logistica inbound, ovvero la ricezione dei materiali, lo Stoccaggio del magazzino, il Picking, Controllo qualità, la Gestione dei documenti.
• La logistica outbound, ovvero le attività di distribuzione del prodotto finito al cliente finale, tra cui la gestione ordini, la preparazione delle spedizioni, la produzione di documenti di spedizione e il coordinamento dei vari corrieri.

Queste attività possono essere esternalizzate in toto o si può decidere di esternalizzarne solo una parte, a seconda del contratto stipulato con il fornitore e a seconda delle necessità a breve e lungo termine dell’azienda.

Perché le aziende di e-commerce esternalizzano la gestione del magazzino?

Le attività di magazzino possono essere estremamente stressanti e dispendiose in termini di tempo, soprattutto quando si devono organizzare al meglio tutte le aree fondamentali di un’attività di e-commerce. Con centinaia o migliaia di prodotti e di ordini in corso, avete bisogno di un modo per tenere traccia dell’inventario e delle spedizioni in tempo reale, 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Esternalizzate le operazioni di magazzino, dà la libertà di concentrarsi su attività più strategiche e meno operative, come il marketing, le vendite e il servizio clienti. Potreste anche essere in grado di ridurre i costi del personale, snellire il processo logistico e migliorare i tempi di consegna.

Pro e contro dell’outsourcing logistico

Vantaggi del magazzino in outsourcing

1. Flessibilità ed espansione: esternalizzare la logistica permette alle aziende di adattarsi più facilmente alla domanda dei clienti, sia in termini di volumi, come nel caso della stagionalità o picchi improvvisi di ordini, sia in termini di espansione, offrendo un accesso più immediato a nuovi mercati grazie alle risorse a disposizione.
2. Tecnologia e innovazione: le società di outsourcing hanno a disposizione diverse tecnologie avanzate volte a migliorare e velocizzare la gestione dei processi logistici e della supply chain. Le aziende hanno accesso a queste tecnologie senza dover investire direttamente in esse.
3. Risparmio di tempo e denaro: grazie alla tecnologia, all’ottimizzazione dei processi e ai mezzi a disposizione, le operazioni logistiche avvengono più velocemente e a costi ridotti. Questo risparmio aiuta le aziende ad offrire prezzi più competitivi sul mercato e a distinguersi, offrendo un servizio di qualità maggiore.
4. Infrastrutture e costi: uno dei motivi per cui l’outsourcing logistico è diventato sempre più popolare è proprio legato al fatto che non è necessario investire in infrastrutture, come magazzini, trasporto e tecnologia. Questa è, infatti, una spesa ingente e non senza rischi, per questo meno adatta a molte piccole imprese. In questo modo le aziende hanno accesso a mezzi adeguati, pagando solo per i servizi di cui hanno realmente bisogno, a seconda delle necessità.
5. Focus sul core business: con la logistica delegata a terzi, le aziende possono concentrarsi sulle attività principali come il marketing, le vendite, le strategie di espansione e la gestione dei clienti.
6. Accesso a nuovi mercati: pianificare e coordinare la logistica per l’espansione in nuovi mercati è un processo che richiede molto tempo e molto denaro. Con l’outsourcing, le aziende possono sfruttare reti e mezzi preesistenti invece di costruire da zero. Ciò velocizza l’accesso a nuovi mercati e riduce anche i rischi connessi all’espansione.

Svantaggi del magazzino in outsourcing

1. Perdita di controllo: affidare la logistica a terzi può comportare una perdita di controllo sulle operazioni quotidiane, il che può influire sulla qualità del servizio. Per questo è necessario scegliere con consapevolezza a quale fornitore affidare la propria logistica e capire i servizi di cui si ha bisogno.
2. Dipendenza dal fornitore: dipendere da un fornitore esterno può essere rischioso se questo si dovesse rivelare inadeguato, e potrebbe danneggiare la tua reputazione. Infatti, è fondamentale assicurarsi di mantenere una comunicazione costante e chiara. In generale, è il contratto che deve definire chiaramente i servizi forniti e il monitoraggio sulla qualità deve essere costante.
3. Possibile perdita di know-how: le aziende, soprattutto quelle con molta storia alle spalle, hanno paura di perdere preziose competenze interne esternalizzando la logistica. Una perdita che potrebbe risultare in minore esperienza da offrire e maggiore vulnerabilità. Questo significa che bisogna scegliere un fornitore logistico in grado di allinearsi agli obiettivi e alle strategie aziendali.

Costi della logistica in outsourcing

Come già accennato, l’outsourcing logistico offre un grande vantaggio economico poiché migliora la flessibilità finanziaria dell’azienda. Vediamo perché.

• Non è necessario investire in infrastrutture: gestire internamente la propria logistica significa dover investire in infrastrutture costose come magazzini, trasporto, software di gestione dell’inventario e personale specializzato. Tutti questi costi fissi devono essere sostenuti indipendentemente dal volume delle operazioni, il che è rischioso, soprattutto se si considera la volatilità del mercato e-commerce. D’altra parte, rinunciare anche ad uno di questi aspetti significherebbe perdere qualità ed essere fuori dagli standard di mercato. L’outsourcing logistico, invece, evita alle aziende questi investimenti iniziali, dando immediato accesso alle infrastrutture necessarie.
• I costi variano a seconda delle necessità: esternalizzando la logistica, i costi variano a seconda dei servizi richiesti. L’azienda, infatti, paga solo per i servizi effettivamente utilizzati. Questo è importante soprattutto nell’e-commerce: se il volume degli ordini aumenta, i costi aumenteranno proporzionalmente, ma se il volume diminuisce, anche i costi diminuiranno. In questo modo ci si può adattare più facilmente alle fluttuazioni del mercato senza essere gravati da costi fissi ingenti.
• Accesso a tariffe di spedizione più convenienti: grazie ai volumi elevati di spedizione che gestiscono quotidianamente, le società di logistica esterne spesso hanno accordi preferenziali con i corrieri. Ciò si traduce spesso in tariffe di spedizione più basse da trasferire al cliente e in un risparmio economico per l’azienda.

Quando un magazzino in outsourcing vale l’investimento?

Ci sono alcune situazioni in cui la gestione del magazzino in outsourcing è probabilmente una buona idea. Se lo spazio e/o il personale del magazzino sono limitati, se il volume degli ordini e delle spedizioni è elevato o se dovete servire un’ampia area geografica, un magazzino outsourcing vi mette a disposizione tutti i servizi logistici ottimali. Se i vostri dipendenti dedicano troppo tempo alle attività amministrative, se l’inventario viene smarrito o ritardato o se i prodotti si perdono durante il trasporto, è meglio affidare a terzi le attività logistiche.

Quando un magazzino in outsourcing non vale l’investimento?

Se la vostra attività di e-commerce è in grado di gestire le operazioni di magazzino e ha già un deposito merci, potrebbe non esserci molto da guadagnare dall’outsourcing. Se le operazioni funzionano bene, avete lo spazio per immagazzinare l’inventario e il personale per gestire gli ordini, allora potrebbe non essere necessario esternalizzare. Se l’inventario è sempre disponibile, se i dipendenti sono in grado di completare gli ordini in modo puntuale e accurato e se i prodotti vengono spediti senza problemi, potrebbe non essere necessario assumere personale esterno.

Come trovare il giusto partner di magazzino outsourcing?

Che si tratti di esternalizzare il magazzino, il marketing o qualsiasi altro processo, l’elemento più importante del processo di esternalizzazione è la scelta del partner giusto. Trovare il partner giusto per l’outsourcing è fondamentale per il successo della vostra azienda. Dovete trovare un partner di cui vi possiate fidare, che condivida i valori e obiettivi della vostra azienda e che abbia esperienza nell’area che volete esternalizzare.

Ecco alcuni consigli per valutare il partner giusto:

• Valuta l’esperienza: assicurati che il partner abbia esperienza nel settore e le competenze necessarie per gestire le vostre specifiche esigenze logistiche. Richiedete referenze e feedback da altre aziende che hanno utilizzato i loro servizi. Questo è fondamentale per assicurarsi di collaborare con un partner affidabile che non danneggerà l’immagine della vostra azienda ma contribuirà a migliorarla.
• Valuta la tecnologia: analizza quali tecnologie ha a disposizione il fornitore logistico; se sono abbastanza avanzate e specifiche per la gestione delle operazioni di magazzino, logistica e inventario e se offrono visibilità completa su tutte le operazioni.
• Valuta partnership con corrieri: esamina i corrieri con cui collabora il fornitore logistico e se questi si adattano alle preferenze di consegna dei tuoi clienti.
• Valuta la presenza in diversi paesi: se il fornitore logistico ha magazzini in più paesi, sarà sicuramente un vantaggio per te perché potrai distribuire strategicamente il tuo inventario, accedere a nuovi mercati che ti interessano più facilmente e diminuire il costo delle spedizioni.
• Analizza i costi: confronta i costi dei vari fornitori e valuta quali servizi offrono il miglior rapporto qualità-prezzo. Pagare per servizi non necessari non farà altro che aumentare i costi che dovrai sostenere invece di ridurli e i tuoi clienti ne risentiranno.

eLogy è l’ecosistema di servizi logistici a 360 gradi per e-commerce che aiuta a snellire la supply chain, offrendo diverse soluzioni per il miglioramento della vostra logistica magazzino in outsourcing anche attraverso un WMS per logistica.

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